Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

Na początku 2019 roku weszły w życie przepisy o skróceniu przechowywania akt pracowniczych oraz możliwości elektronizacji istniejących dokumentów. Ustawa, która już od miesięcy jest szeroko komentowana w przestrzeni publicznej, znacząco ułatwi życie zarówno przedsiębiorcom, jak i pracownikom. 

Zmiana czasu przechowywania danych

Główną kwestią podnoszoną przez ustawodawcę jest oczywiście tytułowe skrócenie czasu, w którym pracodawca ma obowiązek przechowywać dane dokumentujące dotychczasowy przebieg stosunku pracy oraz wszelkie niezbędne dane osobowe z dotychczasowych 50 do 10 lat. Nie oznacza to oczywiście, że te informacje mają zniknąć z bazy danych. Głównym celem jest ułatwienie procesu ubiegania się o świadczenia socjalne, w tym renty i emerytury, dzięki przekazaniu wszelkich niezbędnych dokumentów do ZUS-u.

Kogo dotyczą zmiany?

W odniesieniu do nowych przepisów należy wyróżnić 3 grupy zatrudnionych:

• osoby, które rozpoczną pracę po wejściu ustawy w życie, tj. 1 stycznia 2019 r. objęte są bezwzględnie jej działaniem,
• pracownicy zatrudnieni pomiędzy 31 grudnia 1998 roku a wspomnianą datą nowe przepisy mogą mieć zastosowanie, jeżeli pracodawca złoży stosowne oświadczenie i przekaże zgromadzone dokumenty państwowej instytucji.
• ustawa nie ma wpływu na pracowników, którzy rozpoczęli pracę wcześniej. Wszelkie informacje dotyczące tej grupy muszą być zatem przechowywane przez 50 lat.

Elektronizacja dokumentów

Drugą ważną składową nowych przepisów jest możliwość digitalizacji obecnych dokumentów poprzez ich zeskanowanie lub stworzenie wersji całkowicie cyfrowej. To jednak nastąpi wyłącznie w przypadku, w którym pracodawca i zatrudniony będą posiadali kwalifikowany podpis elektroniczny. Dzięki takim zmianom uda się przyspieszyć proces przekazywania dokumentów i uprościć niektóre sprawy załatwiane w ZUS-ie.